Optimiser son Treasury Management System (TMS) : 5 bonnes pratiques

Dans un environnement où la gestion de trésorerie est à la fois un levier stratégique et un facteur de résilience, disposer d’un Treasury Management System (TMS) parfaitement configuré est un atout compétitif majeur. Les directions financières et les trésoriers doivent composer avec des contraintes réglementaires, des opérations multi-bancaires, les risques de marché (FX, taux, commo), des enjeux croissants de sécurité et bien évidemment le pilotage fin de la liquidité du groupe.

Comment fonctionne un TMS ?

Pour piloter efficacement la trésorerie et la liquidité d’une organisation, l’outil de référence est le Treasury Management System (TMS). Un TMS est composé de modules dédiés (cash management, in-house banking, paiements, gestion des risques, financements, etc.) qui centralisent et automatisent vos opérations. Connecté à vos banques, il reçoit chaque jour les relevés de comptes via EBICS ou SWIFT et peut émettre vos paiements, qu’il s’agisse de règlements fournisseurs ou d’équilibrages intragroupe, avec un workflow de validation sécurisé.

Le TMS s’interface également avec votre ERP, en important par exemple les fichiers de paiements à exécuter ou en exportant les échelles d’intérêts et écritures comptables.

En réunissant ces fonctions dans un seul environnement, le TMS offre une vision consolidée de la liquidité, tout en renforçant la sécurité et l’efficacité des processus financiers.

Le TMS est donc un outil clé d’une fonction trésorerie établie. Pourtant, un TMS mal paramétré ou sous-exploité peut rapidement devenir une contrainte plutôt qu’un outil de performance.

Voici cinq bonnes pratiques qui permettent d’optimiser l’utilisation de votre TMS et de renforcer la maîtrise de votre trésorerie.

5 Bonnes pratiques pour votre TMS :

1. Assurer une connectivité à 100 %

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La première pierre d’un TMS performant est une connectivité bancaire exhaustive et fiable. Chaque nouveau compte, qu’il soit domestique ou étranger, doit être intégré sans délai dans l’outil. Pour les comptes bancaires à l’international, l’utilisation de concentrateurs (SWIFT Service Bureaux, ou SSB) ou d’une connexion directe à SWIFT permet de centraliser les flux financiers et de limiter la dépendance à des plateformes bancaires multiples. L’objectif : limiter au maximum l’usage des web-bankings manuels, sources de pertes de temps et de risques opérationnels.

2. Maintenir une fiche en valeur irréprochable

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Une base de codes budgétaires à jour et optimisée est essentielle pour fiabiliser le suivi de trésorerie. Les positions doivent être suivies en date de valeur afin de refléter la réalité financière et éviter les écarts de prévision. Les prévisions, qu’elles soient confirmées ou estimées, doivent être révisées et nettoyées quotidiennement. Cette discipline garantit des décisions éclairées, notamment en matière de placements, de financements et d’optimisation du BFR. L'usage de codes flux et budget appropriés est clé.

3. Automatiser les processus autant que possible

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Un TMS efficace ne se contente pas d’agréger les données : il les traite intelligemment. La mise en place de règles de rapprochement adaptées permet de réduire drastiquement le temps passé sur les opérations quotidiennes. Les équilibrages quasi-automatiques entre comptes, paramétrés directement dans l’outil, améliorent la fluidité et la réactivité de la gestion de trésorerie, tout en libérant du temps pour l’analyse stratégique, la couverture des risques financiers ou l’élaboration des prévisions de trésorerie.

4. Garantir un niveau de sécurité maximal

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La sécurité des flux financiers et des données sensibles est non négociable. L’interfaçage entre le TMS et l’ERP assure la cohérence des données et limite les risques de ressaisie. La base tiers doit être régulièrement auditée pour prévenir toute anomalie. Les fichiers de paiement doivent rester strictement confidentiels, et le workflow de validation doit refléter les pouvoirs bancaires formels. Enfin, activer une double administration dans l’outil est une bonne pratique pour limiter les risques et sécuriser le TMS.

5. Identifier et former un “key user”

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Un TMS ne délivre toute sa valeur que s’il est utilisé à 100 % de ses capacités. Désigner un key user au sein de l’organisation permet de centraliser l’expertise, de garantir la maîtrise des paramétrages et de veiller à ce que l’outil reste aligné avec les évolutions de l’entreprise. Ce rôle est aussi clé pour piloter les interactions avec l’éditeur, anticiper les mises à jour et diffuser les bonnes pratiques en interne.

L’optimisation d’un TMS est autant une question de paramétrage technique que de gouvernance et de discipline opérationnelle. Pour un trésorier ou un CFO, disposer d’un outil parfaitement configuré et exploité est un facteur déterminant pour améliorer la visibilité cash, réduire les risques et soutenir la stratégie de l’entreprise.

Faire appel à un expert en gestion de trésorerie et notamment un trésorier externalisé à temps partagé peut accélérer ce processus, en apportant un regard neuf, des benchmarks et des recommandations concrètes. Dans un contexte où la vitesse d’exécution et la fiabilité des données sont décisives, cette expertise devient un avantage compétitif durable.